Categoría: 2. VENTAS

COBRO DE FACTURAS

Desde OvalWeb es posible gestionar el cobro de los recibos generados en las facturas de venta realizadas desde el programa. Para ello se deben de seguir los siguientes pasos:

  1. Acceder desde el menú de Ventas a la pantalla de cobro de factura.
  1. Al acceder a esta pantalla se podrán ver cuatro pestañas distintas en las que se pueden ver y realizar distintas acciones sobre los recibos de venta. Además, en la barra inferior hay un botón «Listado de recibos de venta» para poder obtener un listado de estos.

Pestaña recibos pendientes

Desde este apartado se podrá gestionar el cobro de los recibos que se encuentran pendientes de cobro. Su funcionamiento será el siguiente:

  1. Seleccionar los recibos sobre los que se va a gestionar su cobro.
  1. En función de los clientes y medios de cobro que tengan los recibos seleccionados, se muestran una serie de botones para poder realizar distintas acciones sobre los recibos:
    • Cobrar remesa: Se mostrará siempre. 
    • Provisionar recibos (opción disponible con modulo de contabilidad): Se mostrará cuando los recibos seleccionados sean de un mismo cliente.
    •  Remesar recibos (opción disponible con modulo de contabilidad: Se mostrará cuando los recibos seleccionados tengan como medio de cobro «Recibo domiciliado».
    • Compensar recibos: Se mostrará cuando los recibos seleccionados sean de un mismo cliente y su suma sea 0€.
  1. Tras pulsar sobre uno de los botones de acciones se mostrará una ventana para indicar los campos necesarios para realizar la acción seleccionada.
  2. Una vez rellenos los datos necesarios se generará la opción seleccionada.

Pestaña cobros por recibo

Desde este apartado se podrá ver los cobros realizados sobre un recibo. Se podrá filtrar entre fechas para agilizar la búsqueda de información.

Pestaña recibos anulados

Desde este apartado se podrá ver las anulaciones realizadas sobre los recibos de cobro.

Pestaña historial de remesas

Desde este apartado se podrá ver las remesas de cobro realizadas sobre los recibos. Además se podrán ver los recibos que contiene e imprimir o anular la remesa.

EMBALAJE EN DOCUMENTOS DE VENTA

Desde OvalWeb es posible el uso de embalajes en la realización de un documento de venta(presupuesto, pedido, albarán y factura). Por ejemplo si el artículo que esta introduciendo en el documento de venta esta formado por pack de 12, podrá seleccionar el embalaje pack de 12 y poner en el documento la cantidad de packs que se están vendiendo.

Para el uso de esta funcionalidad en primer lugar se tiene que activar su uso en OvalWeb, para ello se deben de seguir los siguientes pasos.

Configuración en OvalWeb

  1. Acceder al menú de Configuración/Parámetros de empresa.

2. Marcar la opción de «Usar embalajes en ventas».

Uso en documentos de venta

  1. Cree un nuevo documento de venta, por ejemplo un albarán.
  2. Tras seleccionar el artículo podrá seleccionar el embalaje y su cantidad.

Puede encontrar información de como crear embalajes en artículos en el siguiente enlace: https://ayuda.ovalsoft.es/embalajes-de-articulos/

ALERTAS EN CLIENTES Y PROVEEDOR

Desde OvalWeb es posible asignar una alerta asociada a un cliente o proveedor informando de un determinado mensaje. Por ejemplo informando de un mensaje al un pedido de venta a un cliente.

Estas alertas se pueden mostrar al realizar un presupuesto, pedido, alabarán, factura y provisión. Además se les puede asignar un nivel de alerta por colores, para que visualmente sea mas rápido distinguir el tipo de alerta.

Creación de alerta

Para crear una nueva alerta en un cliente o proveedor se deben seguir los siguientes pasos:

  1. Acceder al menú de Clientes o Proveedores.

2. Editar el cliente sobre el que se quiera crear la alerta, y desplegar la pestaña de Alertas.

3. Pulsar sobre el botón de «Nueva alerta», escribir el mensaje que se quiere mostrar en la alerta, los documentos en los que se quiere mostrar (Presupuestos, Pedidos, Albaranes, Facturas, Facturas de Ingresos y Previsiones).

4. Una vez rellenos todos los campos, pulsar sobre guardar.

Una vez realizado el proceso de creación de la notificiación en un cliente o proveedor al hacer un nuevo documento si el cliente o proveedor tienen asociada una alerta para el tipo de documento que se esta creando, esta se mostrará informando del mensaje que se asigno en la alerta.

DATOS INTRACOMUNITARIOS DE ARTÍCULOS EN ALBARÁN DE COMPRA O VENTA

Al insertar artículos en albaranes de compra o venta intracomunitario OvalWeb muestra en las línea de cada artículo si este artículo tiene rellenos los datos intracomunitarios de tipo de producto y tipo de operación.

Si el icono se muestra en color rojo al artículo hay que insertar los datos de tipo de producto y tipo de operación intracomunitaria. En el caso de mostrarse en color verde el artículo tienen rellenos correctamente todos los datos intracomunitarios necesarios.

Inserción de datos intracomunitarios en la línea del artículo

Desde la línea del artículo en el albarán intracomunitario se pueden insertar los datos de tipo de producto y tipo de operación necesarios para la generación de un albarán intracomunitario. Para hacer esto se deben de seguir los siguientes pasos:

  1. Hacer clic sobre el siguiente icono.
  1. Se abrirá una nueva ventana donde se podrá seleccionar el tipo de producto y operación intracomunitaria del artículo.
  1. Si se marca la opción de “¿Actualizar tipo de producto en la ficha artículo?” se cambiará el tipo de producto en la ficha del artículo automáticamente.
  1. Pulsar sobre guardar y si se han insertado correctamente los datos se mostrará el icono en color verde.

Confirmar albarán

Al confirmar un alabarán intracomunitario si no se ha rellenado el tipo de producto y el tipo de operación intracomunitaria de cada uno de los artículos del albarán se mostrará una ventana de aviso para insertar los datos que faltan en los artículos. 

Los pasos serán los siguientes:

  1. Pulsar sobre el botón de “Confirmar”
  1. Seleccionar el tipo de producto y operación intracomunitaria. 
  1.  Al pinchar sobre el botón de “Modificar incompletos”  se modificarán todos los artículos incompletos del albarán.
  1. En el caso de querer modificar los datos artículo por artículo pinchar sobre el botón de “Modificar manualmente”.

FACTURA ELECTRÓNICA

La factura electrónica es una revolución y viene para quedarse. Hoy en día es una de las herramientas para el control contable más valiosa y utilizada. A continuación, te explicamos cómo realizar una factura electrónica en OvalWEB.

En primer lugar, antes de comenzar con el proceso de facturación debe comprobar lo siguiente:

  • Tener instalado en su ordenador un certificado electrónico  en vigor de firma digital. Recuerde que los certificados digitales caducan.
  • Tener correctamente instalada la aplicación AutoFirma.
  • Disponer de los  tres códigos DIR3 del destinatario de la factura. Esto se cumplimenta en la ficha del cliente en el apartado de Factura-e.

Tras haber comprobado todo esto puede realizar la factura de venta según el proceso habitual.

Si no recuerda cómo hacer una factura de venta pinche aquí.

A continuación, los pasos a seguir son los siguientes:

  1. Generar la Factura-E

Entre a visualizar la factura de venta que desea convertir a factura electrónica.

  1. Editar campos Factura-E

Pinche en la pestaña llamada “Factura-E” y rellene los siguientes campos:

– Lugar de suministro: indicar el centro dónde se ha entregado la mercancía.

– C.Postal del lugar de suministro

– Fecha del evento: fecha en la que se ha producido la entrega de la mercancía.

– IBAN: número de cuenta en la que se realizará el cobro de la factura.

– Descripción: es un campo optativo que se puede cumplimentar en caso de querer indicar alguna información no recopilada en los otros campos.

Cuando todo esté cumplimentado pulse “Guardar” y después “Exportar Factura-E”. Se generará un fichero .xml que dependiendo de la configuración de su navegador puede que le pregunte dónde desea guardarlo o se guarde automáticamente en su carpeta predeterminada.

  1. Firmar digitalmente el fichero generado por OvalWEB

Abra la aplicación Autofirma y seleccione o arrastre el fichero .xml generado.

Seguidamente se habilitará la opción para firmar el fichero. Seleccione el certificado con el que desea firmar y a continuación guarde el fichero firmado en la ubicación/carpeta que desee.

El nuevo fichero generado (acabado en .xsig) es el que debe presentar en FACE.

  1. Enviar la factura mediante la página web del estado (FACe)

Abra la página web del estado para la remisión de facturas (https://face.gob.es/es) y pinche en “Enviar Factura”.

Seleccione el medio con el que desea identificarse (normalmente será el certificado electrónico) y rellene los campos que se muestran a continuación.

Complete los campos y pulse “Remitir Factura”. Este proceso comprueba que el fichero cumple con la normativa y hace uso de toda la infraestructura JAVA del navegador/ordenador para enviar encriptada toda la información.

Una vez realizado esto, ya habrá terminado con el proceso de envío y podrá, si lo desea, descargar un justificante de la factura enviada y seguir remitiendo otras facturas.