Categoría: 3. COMPRAS

PAGO DE FACTURAS

Desde OvalWeb es posible gestionar el pago de los recibos generados en las facturas de compra realizadas desde el programa. Para ello se deben de seguir los siguientes pasos:

  1. Acceder desde el menú de Compras a la pantalla de Pago de facturas.
  1. Al acceder a esta pantalla se podrán ver cuatro pestañas distintas en las que se pueden ver y realizar distintas acciones sobre los recibos de compra. Además, en la barra inferior hay un botón «Listado de recibos compra» para poder obtener un listado de estos.

Pestaña recibos pendientes

Desde este apartado se podrá gestionar el pago de los recibos que se encuentran pendientes. Su funcionamiento será el siguiente:

  1. Seleccionar los recibos sobre los que se va a gestionar su pago.
  1. En función de los proveedores tengan los recibos seleccionados, se mostrarán una serie de botones para poder realizar distintas acciones sobre los recibos:
    1. Pagar remesa: Se mostrará siempre. 
    2. Provisionar recibos (opción disponible con modulo de contabilidad): Se mostrará cuando los recibos seleccionados sean de un mismo proveedor.
    3. Compensar recibos: Se mostrará cuando los recibos seleccionados sean de un mismo cliente y su suma sea 0€.
  1. Tras pulsar sobre cualquiera de los botones de acción disponible el la parte inferior de la pantalla se mostrará una ventana para indicar los campos necesarios para realizar la acción seleccionada.
  2. Una vez rellenos los datos necesarios se generará la acción seleccionada.

Pestaña pagos por recibo

Desde este apartado se podrá ver los pagos realizados sobre un recibo. Se podrá filtrar entre fechas para agilizar la búsqueda de información.

Pestaña recibos anulados

Desde este apartado se podrá ver las anulaciones realizadas sobre los recibos de pago.

Pestaña historial de remesas

Desde este apartado se podrá ver las remesas de pago realizadas sobre los recibos. Además se podrán ver los recibos que contiene e imprimir o anular la remesa.

ALERTAS EN CLIENTES Y PROVEEDOR

Desde OvalWeb es posible asignar una alerta asociada a un cliente o proveedor informando de un determinado mensaje. Por ejemplo informando de un mensaje al un pedido de venta a un cliente.

Estas alertas se pueden mostrar al realizar un presupuesto, pedido, alabarán, factura y provisión. Además se les puede asignar un nivel de alerta por colores, para que visualmente sea mas rápido distinguir el tipo de alerta.

Creación de alerta

Para crear una nueva alerta en un cliente o proveedor se deben seguir los siguientes pasos:

  1. Acceder al menú de Clientes o Proveedores.

2. Editar el cliente sobre el que se quiera crear la alerta, y desplegar la pestaña de Alertas.

3. Pulsar sobre el botón de «Nueva alerta», escribir el mensaje que se quiere mostrar en la alerta, los documentos en los que se quiere mostrar (Presupuestos, Pedidos, Albaranes, Facturas, Facturas de Ingresos y Previsiones).

4. Una vez rellenos todos los campos, pulsar sobre guardar.

Una vez realizado el proceso de creación de la notificiación en un cliente o proveedor al hacer un nuevo documento si el cliente o proveedor tienen asociada una alerta para el tipo de documento que se esta creando, esta se mostrará informando del mensaje que se asigno en la alerta.

BASE MODIFICADA EN ALBARANES Y FACTURAS DE COMPRA

Desde OvalWeb es posible ver si la base de una factura o albarán de compra ha sido modificada y ver la información del cuadre que se ha realizado. 

Para ello una vez abierto un documento en el que se ha modificado su base aparecerá el texto en rojo de “Base Modificada” informando que este documento ha sufrido una modificación de su base.

Si se quiere ver la información del cuadre del documento habrá que pinchar sobre el texto en rojo de “Base modificada” lo que abrirá una nueva ventana mostrando dicha información.

CONFIRMACIÓN RÁPIDA DE ALBARÁN DE COMPRA BORRADOR

OvalWeb ofrece la posibilidad de confirmar un albarán de compra en estado borrador directamente desde el menú de los albaranes de compra creados en el sistema. Para ello se tendrá que hacer clic sobre el icono que se resalta en la siguiente imagen y seguir los pasos habituales en la confirmación de un albarán de compra.

DATOS INTRACOMUNITARIOS DE ARTÍCULOS EN ALBARÁN DE COMPRA O VENTA

Al insertar artículos en albaranes de compra o venta intracomunitario OvalWeb muestra en las línea de cada artículo si este artículo tiene rellenos los datos intracomunitarios de tipo de producto y tipo de operación.

Si el icono se muestra en color rojo al artículo hay que insertar los datos de tipo de producto y tipo de operación intracomunitaria. En el caso de mostrarse en color verde el artículo tienen rellenos correctamente todos los datos intracomunitarios necesarios.

Inserción de datos intracomunitarios en la línea del artículo

Desde la línea del artículo en el albarán intracomunitario se pueden insertar los datos de tipo de producto y tipo de operación necesarios para la generación de un albarán intracomunitario. Para hacer esto se deben de seguir los siguientes pasos:

  1. Hacer clic sobre el siguiente icono.
  1. Se abrirá una nueva ventana donde se podrá seleccionar el tipo de producto y operación intracomunitaria del artículo.
  1. Si se marca la opción de “¿Actualizar tipo de producto en la ficha artículo?” se cambiará el tipo de producto en la ficha del artículo automáticamente.
  1. Pulsar sobre guardar y si se han insertado correctamente los datos se mostrará el icono en color verde.

Confirmar albarán

Al confirmar un alabarán intracomunitario si no se ha rellenado el tipo de producto y el tipo de operación intracomunitaria de cada uno de los artículos del albarán se mostrará una ventana de aviso para insertar los datos que faltan en los artículos. 

Los pasos serán los siguientes:

  1. Pulsar sobre el botón de “Confirmar”
  1. Seleccionar el tipo de producto y operación intracomunitaria. 
  1.  Al pinchar sobre el botón de “Modificar incompletos”  se modificarán todos los artículos incompletos del albarán.
  1. En el caso de querer modificar los datos artículo por artículo pinchar sobre el botón de “Modificar manualmente”.

CONTROL DE CUADRE EN FACTURAS DE COMPRA

Si en el importe base Iva, no cuadra el documento creado en Oval Web con el documento físico, se debe de cuadrar al confirmar el albarán, permitiendo que podamos variar el importe de la base e Iva en 2 céntimos por tipo de Iva.  
Si aun así el descuadre de un albarán es superior a 2 céntimos, deberemos de revisar las líneas del documento. 
Si hemos cuadro los albaranes de compra, y al facturar dichos albaranes, aun tenemos algún descuadre, podremos volver a cuadrar todo el documento tanto en base como en Iva con una horquilla de 2 céntimos.
Si aun así, al facturar los albaranes de compra nuestra diferencia fuera mayor a 2 céntimos por tipo de Iva, deberíamos de revisar cada albarán en su cuadra individual para cuadrarlos, es muy difícil que si hemos cuadrado los albaranes al confirmarlos que la suma de ellos tengamos que volver a cuadrar. 
Si aun así sigue estando sin poder grabar una factura de compra, porque su diferencia excede de 2 céntimos, podremos dirigirnos al menú “Configuración” y entrar a la opción de “Parámetros de empresa”, 

en donde hay un check llamado “Control de cuadre de bases en factura de compra”,

que estará marcado, si lo desmarcamos nos permitirá grabar variaciones mayores de 2 céntimos. Para poder variar una factura en mas de 2 céntimos en su base, también de debemos de modificar el importe de IVA, pues si el nuevo importe de base multiplicado por el porcentaje de Iva nos da un resultado de Iva mayor o menor a 2 céntimos, no nos permitirá grabar la factura. Debe de existir una correlación de Base*Iva con una diferencia menor de 2 céntimos para poder grabarla.

CÓMO CREAR UN PEDIDO DE COMPRA

El pedido de compra es una de las acciones más cotidianas para cualquier empresa que se dedique a la compraventa de artículos. Consiste, básicamente, en realizar una solicitud de aquellos artículos que deseamos comprar a un proveedor. Con nuestro software TPV gestionar un pedido de compra es muy sencillo e intuitivo, te explicamos cómo hacerlo en 4 sencillos pasos:

  1. Lo primero que debemos hacer es acceder al panel de administración con nuestro usuario y contraseña, una vez dentro pincharemos en la parte superior del menú sobre el icono de «Compras», y dentro del submenú haremos click en «Pedidos».

2. Una vez dentro del apartado de «Pedidos de compra» nos aparecerá la siguiente pantalla. Para crear un nuevo pedido de compra debemos pinchar sobre el botón verde «Nuevo pedido».

3. Una vez pinchamos en el botón de «Nuevo pedido» nos aparecerá el siguiente cuadro, en el que deberemos buscar por CIF/NIF o nombre a nuestro proveedor. La clave fiscal se rellenará automáticamente con la que tenga el proveedor en su ficha. Por último se seleccionará la delegación (si existiese). Debemos recordar que el proveedor debe haber sido previamente creado para poder solicitar dicho pedido.

4. Por último, para crear nuestro pedido de compra debemos rellenar los datos que nos aparecen en la siguiente pantalla y que son necesarios para poder confeccionar el documento.

En el apartado de líneas es donde se insertarán los artículos del pedido y sus correspondientes cantidades. Estos artículos podrán ser buscados por código, referencia o nombre.

EMBALAJES DE ARTÍCULOS

Funcionalidad para agregar un embalaje con una cantidad para un determinado artículo. Estos embalajes con cantidad podrán ser seleccionados como compra mínima para un determinado proveedor. 

Al realizar un pedido se pueden seleccionar estos embalajes, o si el proveedor tiene para ese artículo una compra mínima se pondrá automáticamente.

Agregar embalajes en artículo

En la edición de un artículo, en la opción de “Embalajes” se podrá agregar embalajes y cantidades para estos embalajes. Los embalajes existentes actualmente son “Palet”, “Caja” y “Retráctil”. 

Los pasos a seguir para la creación de un nuevo embalaje son los siguientes:

  1. Desplegar la opción de “Embalajes” en la ventana de edición de un artículo.
  2. Pulsar sobre el botón de “Agregar embalaje”.
  3. Se desplegará una nueva ventana donde seleccionar el tipo de embalaje la cantidad de unidades que tiene el embalaje.

  1. A continuación marcar el check de «¿Es predeterminado para ventas? en el caso de querer que este embalaje sea el predeterminado que se usará al insertar el artículo en una línea de un documento de venta.
  2. Pulsar sobre “Guardar” para agregar el embalaje en el artículo, o sobre “Cancelar” para descartar los cambios.

Unidades mínimas de compra

En la edición de un artículo en la opción de “Unidades mínimas de compra” se podrá añadir una cantidad mínima de compra por proveedor de las ya creadas en el apartado de embalajes de la ficha de un artículo.

  1. Desplegar la opción de “Unidades mínimas de compra” en la ventana de edición de un artículo.
  2. Pulsar sobre el botón de “Añadir unidad mínima”

  1. Se desplegará una nueva ventana donde se tendrá que seleccionar un proveedor un embalaje.

  1. Pulsar sobre “Guardar” para agregar la unidad mínima de compra en el artículo, o sobre “Cancelar” para descartar los cambios.

Embalajes en pedidos de compra

Se ha añadido un nuevo campo de embalaje en las líneas de un pedido. Este campo se denomina “Descr. Embalaje”.

Si se tiene definida una unidad de compra mínima para el proveedor del pedido se pondrá automáticamente al insertar el artículo en el pedido.

En el caso de no tener definido el proveedor una unidad de compra mínima se pondrá automáticamente la unidad de venta definida en la ficha del artículo.

En el caso de tener más de un embalaje  en la ficha del artículo podrán seleccionarse los distintos embalajes.

GESTOR DE COMPRAS PROMEDIO Y PRONÓSTICO DE VENTAS SIMPLE

Se ha añadido en Compras/Gestor de compras una nueva forma de generar una bolsa de artículos mediante el uso del promedio y pronóstico de ventas simple.

Este nuevo proceso, conseguiremos facilitarle la realización de un pedido de compras a un proveedor,  mostrándole datos informativos sobre los artículos vendidos del proveedor seleccionado.

En este nuevo proceso llamado “Promedio y Pronóstico ventas simple”, calcularemos una media de venta diaria en base a los últimos 30 días (aunque puede modificarla a un máximo de 120 días).  

Con el dato de ese promedio haremos un pronóstico de ventas, es decir una simulación de las ventas que pueden ocurrir durante los días que Ud. indique. 

Con los datos arriba descritos, y las unidades de stock actual, pendiente de servir y recibir, le ofreceremos una cantidad orientativa a pedir, valor o importe por línea y su valor total del pedido.

La cantidad orientativa a pedir, podrá ser cambiada a su criterio en cualquier momento en la misma bolsa de artículos, modificándose  los valores del total de línea y de pedido.

Una vez los valores sean considerados correctos, tendremos un botón para generar un pedido en estado borrador, para su posterior tramitación. 

Funcionamiento 

  1. En primer lugar nos informa que hay documentos sin confirmar, los cuales podrían alterar la información, y un acceso directo a ver qué datos y confirmarlos si procede. 
  2. Se selecciona la empresa o la delegación sobre la que queremos generar la bolsa.
  3. Se selecciona el tipo de cálculo, en nuestro caso “Promedio y pronóstico ventas simple”.
  1. Seleccionamos el número de días para calcular el promedio diario de ventas (por defecto se muestran 30 días, como máximo se pueden escoger 120 días).
  2. Seleccionamos el proveedor sobre el cual queremos generar la bolsa. 
  3. Seleccionamos el número de días que se quieren pronosticar las ventas.
  4. Pulsamos “aceptar”, lo que generará una bolsa de artículos a pedir.
  5. Pulsamos “limpiar”, para introducir desde el principio los datos de la bolsa.
  6. Pulsamos “cancelar”, para volver al inicio del programa.

Bolsa artículos a pedir y generar pedido

Una vez que hemos dado a aceptar, se muestran todos los artículos vendidos del proveedor seleccionado en el promedio de ventas indicado. Podrá ordenar las columnas de mayor a menor o viceversa pulsando sobre la cabecera de cada columnas. Por defecto se mostrarán ordenados por cantidad a pedir de mayor a menor.

La cantidad a pedir de cada artículo puede ser modificada en la bolsa de artículos en el campo en color azul. 

Por último, desde esta pantalla, una vez manipulada la bolsa de artículos y pulsando sobre el botón de “Generar pedido” se podrá crear un pedido en estado borrador para este proveedor.

Todo este proceso se puede realizar cuantas veces se necesite, si generamos un pedido borrador, y no es tramitado, la bolsa a generar será igual a la anterior, esos datos no se tendrán en cuenta.