Autor: Francisco Gambín

CONTROL DE EJERCICIOS

Acceder a Contabilidad/Tareas/Control de Ejercicios para poder ver el estado actual de un ejercicio, cambiarlo o bloquear y desbloquear un ejercicio.

Funcionamiento

  1. Seleccionar el ejercicio sobre el que se quiera realizar las acciones. Tras seleccionar un ejercicio se mostrará el estado actual en el que se encuentra.
  1. Bloquear y Desbloquear
    1. Bloquear: No se podrá realizar ninguna operación que genere asientos contables, tampoco se podrá cambiar el estado del ejercicio.
    2. Desbloquear: Permitirá realizar las operaciones permitidas por el estado actual del ejercicio.
  1. Estados: Se tiene que pasar en orden en los diferentes estados. El orden tiene que ser del estado “Abierto” al estado “Cierre IVA” y del estado “Cierre IVA”  al estado “Cierre y Apertura”.
    1. Abierto: Se podrá realizar cualquier operación sobre el ejercicio.
    2. Cierre de IVA:  Se debe realizar este cierre cuando hayamos presentado el IVA y queramos evitar modificaciones accidentales sobre lo presentado. El ejercicio está abierto, pero no se podrán registrar facturas emitidas ni recibidas. Permite realizar cobros, pagos y asientos contables pero no se permitirá registrar ningún asiento que altere el IVA declarado.
    3. Cierre y apertura: Se llevan a cabo las siguientes tareas:
      • Asiento de regularización del ejercicio.
      • Asiento de cierre en el ejercicio seleccionado.
      • Asiento de apertura en el ejercicio siguiente.
      • Renumerar los asientos de diario.
      • Marcar ejercicio seleccionado como cerrado.

Es obligatorio que exista el ejercicio contable siguiente al seleccionado.

Cuando un ejercicio es marcado como cerrado, el sistema impide que se cree, elimine y modifique cualquier asiento en dicho ejercicio contable.

UNIDADES DE VENTA EN ARTÍCULOS

Funcionalidad para añadir en un artículo unidades de venta. Estas unidades de venta son todas las que se contemplan en FACe.

Creación de nuevo artículo

En la creación de un nuevo artículo en datos básicos junto a selección de familia, se muestra un desplegable para la selección de unidad de venta. En el desplegable se mostrarán todas las unidades disponibles para la venta de un artículo.

Edición de un artículo existente

En la edición de un artículo en datos básicos se podrá modificar y seleccionar todas las unidades disponibles para la venta de un artículo.

En la opción de Datos para supermercado, en “Descripción de etiquetas” se podrá generar automáticamente la descripción a partir de la unidad de venta del artículo.

EMBALAJES DE ARTÍCULOS

Funcionalidad para agregar un embalaje con una cantidad para un determinado artículo. Estos embalajes con cantidad podrán ser seleccionados como compra mínima para un determinado proveedor. 

Al realizar un pedido se pueden seleccionar estos embalajes, o si el proveedor tiene para ese artículo una compra mínima se pondrá automáticamente.

Agregar embalajes en artículo

En la edición de un artículo, en la opción de “Embalajes” se podrá agregar embalajes y cantidades para estos embalajes. Los embalajes existentes actualmente son “Palet”, “Caja” y “Retráctil”. 

Los pasos a seguir para la creación de un nuevo embalaje son los siguientes:

  1. Desplegar la opción de “Embalajes” en la ventana de edición de un artículo.
  2. Pulsar sobre el botón de “Agregar embalaje”.
  3. Se desplegará una nueva ventana donde seleccionar el tipo de embalaje la cantidad de unidades que tiene el embalaje.

  1. A continuación marcar el check de «¿Es predeterminado para ventas? en el caso de querer que este embalaje sea el predeterminado que se usará al insertar el artículo en una línea de un documento de venta.
  2. Pulsar sobre “Guardar” para agregar el embalaje en el artículo, o sobre “Cancelar” para descartar los cambios.

Unidades mínimas de compra

En la edición de un artículo en la opción de “Unidades mínimas de compra” se podrá añadir una cantidad mínima de compra por proveedor de las ya creadas en el apartado de embalajes de la ficha de un artículo.

  1. Desplegar la opción de “Unidades mínimas de compra” en la ventana de edición de un artículo.
  2. Pulsar sobre el botón de “Añadir unidad mínima”

  1. Se desplegará una nueva ventana donde se tendrá que seleccionar un proveedor un embalaje.

  1. Pulsar sobre “Guardar” para agregar la unidad mínima de compra en el artículo, o sobre “Cancelar” para descartar los cambios.

Embalajes en pedidos de compra

Se ha añadido un nuevo campo de embalaje en las líneas de un pedido. Este campo se denomina “Descr. Embalaje”.

Si se tiene definida una unidad de compra mínima para el proveedor del pedido se pondrá automáticamente al insertar el artículo en el pedido.

En el caso de no tener definido el proveedor una unidad de compra mínima se pondrá automáticamente la unidad de venta definida en la ficha del artículo.

En el caso de tener más de un embalaje  en la ficha del artículo podrán seleccionarse los distintos embalajes.

GENERACIÓN DE ETIQUETAS

Con esta función podremos generar las etiquetas en diferentes formatos e indicarle el número de etiquetas por artículo, así como su desplazamiento o posición a imprimir si el formato de etiqueta lo permite.

Hay formatos estándar para uso común en líneal de estantería, con oferta, para las secciones (indicando ingredientes de balanza, o ingredientes, alergénicos, composición, de artículo) todas ellas en diferentes tamaños, disponemos de papel soporte troquelado o perforado para alguna de ellas. 

  1. Ir a pestaña de Informes/Etiquetas/Etiquetas
  1. Seleccionar “Delegación” y “Formato de etiqueta”
  1. Para formato de etiqueta con soporte adhesivo, para poder aprovechar una hoja soporte con etiquetas ya impresas, nos aparece un nuevo campo “desplazamiento etiqueta” para indicar el desplazamiento o posición a imprimir la primera etiqueta. 
  1. Buscar el nombre del artículo del que se quiere generar etiquetas. 
  2. Tras seleccionar el artículo se mostrará el código, nombre y número de copias (por defecto 1) del artículo seleccionado.
  1. Seleccionar el número de copias de etiquetas que se quieren generar para un determinado artículo.
  1. Pulsar sobre “Etiquetar” para generar el pdf con las etiquetas.

GENERACIÓN CÓDIGO DE BARRAS EN ARTÍCULO

Nuevo método de generación de códigos de barras en la ficha de artículo. Utilidad pensada para aplicar a aquellos artículos que carezcan de ean por el fabricante, generamos un ean en base a su código, código de usuario, código de balanza, o el número que queramos en un formato ean 128. 

Los pasos a seguir son los siguientes:

  1. Ir a editar un artículo desde Administración/Artículos
  2. Desplegar “Códigos de barras” en la ficha del artículo y pulsar sobre el botón “Nuevo EAN”
  1. Se mostrará una nueva ventana donde se podrá generar un código de barras de distintas formas:
    • Insertar manualmente el código de barras en el campo “Código de barras”, o escanear el código existente en el artículo.
  • Seleccionar la opción “Código” para generar automáticamente un código de barras usando el código del artículo, entre paréntesis vemos el número que nos va a insertar.
  • Seleccionar la opción “Código usuario” para generar automáticamente un código de barras usando el código de usuario del artículo, entre paréntesis vemos el número que nos va a insertar.
  • Seleccionar la opción “Código balanza”, esta opción aparecerá si el artículo se envía a balanza. Se generará automáticamente un código de barras usando el código de balanza del artículo, entre paréntesis vemos el número que nos va a insertar.
  1. Insertar la cantidad a cobrar, automáticamente se pondrá el valor 1.
  1. Seleccionar el check “Es Predeterminado” si queremos que este código de barras sea el predeterminado del artículo.
  1. Pulsar sobre Guardar para guardar este nuevo código de barras. Pulsar sobre cancelar si queremos descartar este código de barras.

GESTOR DE COMPRAS PROMEDIO Y PRONÓSTICO DE VENTAS SIMPLE

Se ha añadido en Compras/Gestor de compras una nueva forma de generar una bolsa de artículos mediante el uso del promedio y pronóstico de ventas simple.

Este nuevo proceso, conseguiremos facilitarle la realización de un pedido de compras a un proveedor,  mostrándole datos informativos sobre los artículos vendidos del proveedor seleccionado.

En este nuevo proceso llamado “Promedio y Pronóstico ventas simple”, calcularemos una media de venta diaria en base a los últimos 30 días (aunque puede modificarla a un máximo de 120 días).  

Con el dato de ese promedio haremos un pronóstico de ventas, es decir una simulación de las ventas que pueden ocurrir durante los días que Ud. indique. 

Con los datos arriba descritos, y las unidades de stock actual, pendiente de servir y recibir, le ofreceremos una cantidad orientativa a pedir, valor o importe por línea y su valor total del pedido.

La cantidad orientativa a pedir, podrá ser cambiada a su criterio en cualquier momento en la misma bolsa de artículos, modificándose  los valores del total de línea y de pedido.

Una vez los valores sean considerados correctos, tendremos un botón para generar un pedido en estado borrador, para su posterior tramitación. 

Funcionamiento 

  1. En primer lugar nos informa que hay documentos sin confirmar, los cuales podrían alterar la información, y un acceso directo a ver qué datos y confirmarlos si procede. 
  2. Se selecciona la empresa o la delegación sobre la que queremos generar la bolsa.
  3. Se selecciona el tipo de cálculo, en nuestro caso “Promedio y pronóstico ventas simple”.
  1. Seleccionamos el número de días para calcular el promedio diario de ventas (por defecto se muestran 30 días, como máximo se pueden escoger 120 días).
  2. Seleccionamos el proveedor sobre el cual queremos generar la bolsa. 
  3. Seleccionamos el número de días que se quieren pronosticar las ventas.
  4. Pulsamos “aceptar”, lo que generará una bolsa de artículos a pedir.
  5. Pulsamos “limpiar”, para introducir desde el principio los datos de la bolsa.
  6. Pulsamos “cancelar”, para volver al inicio del programa.

Bolsa artículos a pedir y generar pedido

Una vez que hemos dado a aceptar, se muestran todos los artículos vendidos del proveedor seleccionado en el promedio de ventas indicado. Podrá ordenar las columnas de mayor a menor o viceversa pulsando sobre la cabecera de cada columnas. Por defecto se mostrarán ordenados por cantidad a pedir de mayor a menor.

La cantidad a pedir de cada artículo puede ser modificada en la bolsa de artículos en el campo en color azul. 

Por último, desde esta pantalla, una vez manipulada la bolsa de artículos y pulsando sobre el botón de “Generar pedido” se podrá crear un pedido en estado borrador para este proveedor.

Todo este proceso se puede realizar cuantas veces se necesite, si generamos un pedido borrador, y no es tramitado, la bolsa a generar será igual a la anterior, esos datos no se tendrán en cuenta. 

FACTURA ELECTRÓNICA

La factura electrónica es una revolución y viene para quedarse. Hoy en día es una de las herramientas para el control contable más valiosa y utilizada. A continuación, te explicamos cómo realizar una factura electrónica en OvalWEB.

En primer lugar, antes de comenzar con el proceso de facturación debe comprobar lo siguiente:

  • Tener instalado en su ordenador un certificado electrónico  en vigor de firma digital. Recuerde que los certificados digitales caducan.
  • Tener correctamente instalada la aplicación AutoFirma.
  • Disponer de los  tres códigos DIR3 del destinatario de la factura. Esto se cumplimenta en la ficha del cliente en el apartado de Factura-e.

Tras haber comprobado todo esto puede realizar la factura de venta según el proceso habitual.

Si no recuerda cómo hacer una factura de venta pinche aquí.

A continuación, los pasos a seguir son los siguientes:

  1. Generar la Factura-E

Entre a visualizar la factura de venta que desea convertir a factura electrónica.

  1. Editar campos Factura-E

Pinche en la pestaña llamada “Factura-E” y rellene los siguientes campos:

– Lugar de suministro: indicar el centro dónde se ha entregado la mercancía.

– C.Postal del lugar de suministro

– Fecha del evento: fecha en la que se ha producido la entrega de la mercancía.

– IBAN: número de cuenta en la que se realizará el cobro de la factura.

– Descripción: es un campo optativo que se puede cumplimentar en caso de querer indicar alguna información no recopilada en los otros campos.

Cuando todo esté cumplimentado pulse “Guardar” y después “Exportar Factura-E”. Se generará un fichero .xml que dependiendo de la configuración de su navegador puede que le pregunte dónde desea guardarlo o se guarde automáticamente en su carpeta predeterminada.

  1. Firmar digitalmente el fichero generado por OvalWEB

Abra la aplicación Autofirma y seleccione o arrastre el fichero .xml generado.

Seguidamente se habilitará la opción para firmar el fichero. Seleccione el certificado con el que desea firmar y a continuación guarde el fichero firmado en la ubicación/carpeta que desee.

El nuevo fichero generado (acabado en .xsig) es el que debe presentar en FACE.

  1. Enviar la factura mediante la página web del estado (FACe)

Abra la página web del estado para la remisión de facturas (https://face.gob.es/es) y pinche en “Enviar Factura”.

Seleccione el medio con el que desea identificarse (normalmente será el certificado electrónico) y rellene los campos que se muestran a continuación.

Complete los campos y pulse “Remitir Factura”. Este proceso comprueba que el fichero cumple con la normativa y hace uso de toda la infraestructura JAVA del navegador/ordenador para enviar encriptada toda la información.

Una vez realizado esto, ya habrá terminado con el proceso de envío y podrá, si lo desea, descargar un justificante de la factura enviada y seguir remitiendo otras facturas.

¡Bienvenid@!

Este espacio ha sido creado para ayudarte en el manejo y uso del programa OvalWEB. Aquí encontrarás una guía para explorar y aprender todos los aspectos del programa.

Como ya sabes, OvalWEB es un programa que evoluciona y mejora constantemente por lo que este blog estará en continuo movimiento.

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