Autor: Francisco Gambín

INVENTARIOS

El inventario o regulación de stock es el proceso mediante el cual se actualizan las existencias de los artículos.

El software de OvalWeb permite la realización de dos tipos distintos de inventarios que se llaman parcial y total. 

Su principal diferencia está en que el inventario parcial genera movimiento de existencia al insertar una línea de inventario, mientras que el inventario total debe ser procesado desde OvalWeb.

INVENTARIO PARCIAL

Inventario que se puede realizar con la empresa en funcionamiento y cuya funcionalidad está destinada para la realización de pequeños inventarios, (por ejemplo de una familia de artículos, de un pasillo, de una estantería ,de un artículo). 

Cada línea de artículo insertada en este tipo de inventario modifica automáticamente las existencias del artículo.

Este tipo de inventario es trabajado únicamente por un solo usuario. Quién inicia el proceso de inventario es el único usuario que puede trabajar sobre él.

Se pueden realizar tantos inventarios simultáneos como se desee. 

En el caso de realizar varios recuentos de un mismo artículo, al insertar un artículo que se ha insertado anteriormente se mostrará un mensaje para decidir lo que hacer con estas existencias. Las opciones son las siguientes:

  • Sumar cantidad: Se suman las cantidades de esta nueva línea con las cantidades de las líneas insertadas del artículo anteriormente (por ejemplo, un artículo que tiene distintas ubicaciones).
  • Sustituir cantidad: La cantidad del artículo insertada en la nueva línea será la que se almacene en existencias (por ejemplo, corregir un error al contar las existencias de un artículo).

Por tanto la cantidad de la última línea de un artículo es la que se almacena en existencias.

Al finalizar el inventario ya no se podrá trabajar sobre él, en el caso de querer corregir las existencias de un artículo se tendrá que crear un nuevo inventario parcial y corregir las existencias.

Sugerencia: Usar este tipo de inventario para inventariar una única familia de artículos, un solo artículo o una pequeña parte del almacén o tienda. 

Funcionamiento en OvalWeb

Los pasos para la creación de un nuevo inventario parcial desde OvalWeb son los siguientes:

  1. Acceder al menú de Stock/Inventarios.
  1. Pulsar sobre el botón de nuevo inventario.
  1. Seleccionar el tipo de inventario “Parcial”, el almacén y una descripción.
  1. En la pestaña de borradores se mostrará el inventario recién creado, seleccionar sobre añadir para empezar a introducir artículos del inventario.
  1. Buscar el artículo mediante escaneo del código EAN, código de usuario o nombre.
  1. Insertar la cantidad del artículo y pulsar sobre “Añadir”, se mostrará como información las existencias actuales del artículo.
  1. Una vez terminado el inventario pulsar sobre el botón de “Finalizar inventario”.

Funcionamiento en Pda

Los pasos para la creación de un nuevo inventario parcial desde la Pda en OvalWeb son los siguientes:

  1. Acceder al menú de Stock/Inventarios.
  1. Pulsar sobre el botón de nuevo inventario.
  1. Seleccionar el tipo de inventario “Parcial”, el almacén y una descripción.
  1. Buscar el artículo mediante escaneo del código EAN o nombre.
  1. Insertar la cantidad del artículo y pulsar sobre “Añadir”, se mostrará como información las existencias actuales del artículo.
  1. Una vez terminado el inventario pulsar sobre el botón de “Finalizar”.

INVENTARIO TOTAL

Tipo de inventario cuyo uso está destinado a la realización de un inventario de todas las existencias de un almacén.

Las líneas insertadas en el inventario no modificarán existencias. Las existencias serán actualizadas al procesar el inventario.

Este inventario puede ser trabajado por múltiples usuarios de forma simultánea. El usuario tendrá que seleccionar el inventario y trabajar sobre él. 

Las distintas líneas de un mismo artículo insertadas en el inventario se sumarán al procesar el inventario. 

Si hay un inventario de este tipo en proceso no se podrá crear un nuevo inventario de ningún tipo. 

Puede guardarse y trabajar sobre él en distintos momentos. 

Se procesa desde OvalWeb, desde la Pda no se puede procesar.

Sugerencia: Realizar este inventario sin ningún movimiento pendiente de existencias en compras y ventas con el fin de realizar un proceso de existencias más exacto. Tras finalizar el inventario es recomendable la realización del proceso de puesta a cero para regular completamente las existencias

Funcionamiento en OvalWeb

Los pasos para la creación de un nuevo inventario total desde OvalWeb son los siguientes:

  1. Acceder al menú de Stock/Inventarios.
  1. Pulsar sobre el botón de nuevo inventario.
  1. Seleccionar el tipo de inventario “Total”, el almacén y una descripción.
  1. En la pestaña de borradores se mostrará el inventario recién creado, seleccionar sobre añadir para empezar a introducir artículos del inventario.
  1. Buscar el artículo mediante escaneo del código EAN, código de usuario o nombre.
  1. Insertar la cantidad del artículo y pulsar sobre “Añadir”, se mostrará como información las existencias actuales del artículo.
  1. Una vez terminado el inventario pulsar sobre el botón de “Volver” para regresar al menú de inventarios en borrador.
  1. Una vez han finalizado todos los usuarios de insertar líneas en el inventario se realizará el procesamiento del inventario pulsando sobre el botón de procesar.

Funcionamiento en Pda

Los pasos para la creación de un nuevo inventario total desde la Pda son los siguientes:

  1. Acceder al menú de Stock/Inventarios
  1. Pulsar sobre el botón de nuevo inventario.
  1. Seleccionar el tipo de inventario “Total”, el almacén y una descripción.
  1. Buscar el artículo mediante escaneo del código EAN o nombre.
  1. Insertar la cantidad del artículo y pulsar sobre “Añadir”, se mostrará como información las existencias actuales del artículo.
  1. Una vez terminado el inventario pulsar sobre el botón de “Volver” para regresar al menú de inventarios en borrador.
  1. Una vez han finalizado todos los usuarios de insertar líneas en el inventario se tendrá que realizar el procesamiento del inventario en OvalWeb

Para trabajar sobre un inventario ya creado los pasos serán los siguientes:

  1. Acceder al menú de Stock/Inventarios.
  1. Desplegar las opciones de un inventario en estado borrador.
  1. Pulsar sobre el botón de añadir artículos al inventario.

4. Se abrirá el inventario para poder añadir artículos en el.

Listado de inventarios

Todos los inventarios procesados ya sean totales o parciales se podrán ver desde la pestaña de Confirmados.

Una vez encontrado el inventario que se quiere listar se podrán visualizar los artículos que se han inventariado y exportar a excel para trabajar sobre los datos.

Para ver este listado de artículos inventariados pulsar sobre el símbolo de “Ver”.

CÓMO PONER EN MARCHA LA FUNCIONALIDAD DE ATRIBUTOS DE ARTÍCULOS

Oval Web te permite agregar atributos en artículos para vender desde el TPV (por ejemplo un incremento de precio en la venta de bebidas frías). Te enseñamos cómo hacerlo crear y asignar un atributo en un artículo en los siguientes pasos:

  1. El primer paso es crear un atributo de artículo en Oval Web, para ello desde la página de inicio nos dirigimos al menú Administración -> Atributos de Artículos.

2. Una vez en la pantalla de Atributos de Artículos se podrá ver la lista de atributos de artículos creados, para crear un nuevo atributo pulsamos sobre «Nuevo Atributo».

3. El siguiente paso consistirá en poner un nombre al atributo, asignar una letra para mostrar en el TPV y seleccionar el tipo de atributo «Fijar PVP».

3. Pulsamos sobre «Guardar y salir» para volver al menú principal de atributos de artículos o pulsamos sobre «Guardar y editar» para guardar los cambios y a continuación agregar los artículos a los que deseamos agregar este atributo.

4. Pulsamos sobre «Agregar Articulo», buscamos el artículo deseado, y especificamos su PVP para el atributo. (Por ejemplo el agua fría tendrá un PVP de 1.5€ mientras que el agua normal 1€). Repetimos el proceso para cada artículo que deseemos incluir en este atributo y finalmente para finalizar, pulsamos «Guardar y cerrar».

6. El siguiente paso será activar el uso del atributo en Oval TPV. Esto se hace en menú TPV -> Ajustes Supermercado.

7. Se mostrará un menú con los tpv disponibles, editar el tpv en el que se quiera enviar el atributo. Una vez seleccionado el tpv desplegar el campo «Botón Atributo » y seleccionar el atributo creado. Finalmente guarde los cambios.

7. Por último envíe a los TPV los cambios, la próxima vez que inicie Oval TPV podrá ver el icono del atributo creado sobre el teclado numérico. Si lo pulsa (se activa en color naranja) y al pasar un artículo incluido en la lista del atributo, éste se venderá al PVP indicado en la misma.

¿CÓMO CREAR UN ARTÍCULO EN OVALSOFT?

Crear un artículo en Ovalsoft es muy sencillo, tan sólo tenemos que seguir los siguientes pasos:

  1. Dentro de la página de inicio pinchamos en el icono de Administración, y nos aparecerá un menú desplegable en el que debemos seleccionar la opción de Artículos.

2. Una vez dentro de la página accederemos a una vista previa de nuestro listado de artículos, en la que clicaremos sobre el botón de «nuevo artículo».

3. El último paso consistirá en la creación del artículo como tal, introduciendo todos los datos: código de barras, cantidad a cobrar (por defecto 1), código de usuario, nombre del artículo, familia a la que pertenece, unidad de venta, tipo de IVA, precio de costo y margen (automáticamente nos calculará el precio de venta y el PVP). También podemos elegir si es para ventas o compras, si se gestiona el stock del artículo o si se quiere enviar a la tienda online.

En gestiona stock sólo lo marcaremos si queremos que figure en el inventario para registrar las entradas y salidas del artículo.

El envío a la tienda online sólo lo marcaremos si tenemos configurada una tienda online en Oval.

¿CÓMO CREAR UN PROVEEDOR/ACREEDOR EN OVAL?

Crear un proveedor/acreedor en Oval es muy sencillo, tan sólo tenemos que seguir los siguientes pasos:

  1. Dentro de la página de inicio pinchamos en el icono de Administración, y nos aparecerá un menú desplegable en el que debemos seleccionar la opción de Proveedores.

2. Tras seleccionar el apartado de proveedores se mostrará un menú donde se podrán visualizar el listado de proveedores. Habrá que seleccionar el botón de «Nuevo proveedor».

3. El último paso consistirá en la creación del proveedor como tal, introduciendo todos sus datos básicos: CIF/NIF, razón social, nombre comercial, domicilio, localidad, código postal, provincia, país, teléfono, email, web y formas de pago. Esta última opción (forma de pago) incluye un menú desplegable en el que debemos indicar entre todas las opciones que ofrecemos de cuál se trata (pagaré, transferencia…).

Lo siguiente será seleccionar si es un proveedor, proveedor de inmovilizado a c/p, proveedor de inmovilizado a l/p, acreedor, acreedor de arrendamiento financiero a c/p o acreedor de arrendamiento financiero a l/p. Para el tipo de proveedor/acreedor seleccionado se podrá insertar su cuenta contable, en el caso de no asignarse se creará una cuenta automáticamente.

Por último guardamos y cerramos, y ya tenemos creado nuestro proveedor/acreedor.

¿CÓMO CREAR UN CLIENTE EN OVAL?

Crear un cliente en OVAL es muy sencillo, tan sólo tenemos que seguir los siguientes pasos:

  1. Desde la página de inicio pinchar en el icono de Administración, y nos aparecerá un menú desplegable en el que debemos seleccionar la opción de Clientes.

2. Tras seleccionar el apartado de clientes se mostrará un menú donde se podrán visualizar todos los clientes creados. Habrá que seleccionar el botón de «Nuevo cliente».

3. El último paso consistirá en la creación del cliente como tal, introduciendo todos sus datos: CIF/NIF, razón social, nombre comercial, domicilio, localidad, código postal, provincia, país, teléfono, email, web y forma de pago. Esta última opción (forma de pago) incluye un menú desplegable en el que debemos indicar entre todas las opciones que ofrecemos de cuál se trata (pagaré, transferencia…). Por último guardamos y cerramos, y ya tenemos creado nuestro cliente.

CREAR UNA OFERTA CON OVAL SOFTWARE TPV

Cómo crear una oferta con nuestro software TPV

Hacer ofertas y promociones en algunos de los productos de nuestro comercio es algo muy habitual, especialmente en fechas señaladas o próximas a festivos, verano o Navidad. Crear un producto con precio en oferta es muy fácil, te explicamos cómo en 4 sencillos pasos:

  1. Lo primero que debemos hacer es acceder al menú de «TPV», y dentro del submenú haremos click en «Ofertas».

2. Una vez dentro del apartado de «TPV/Ofertas» nos aparecerá la siguiente pantalla. Para crear una nueva debemos pinchar sobre el botón de Nueva oferta. En esta pantalla también podemos ver las fechas de inicio y fin de la oferta, el tipo de oferta, y el estado de ofertas ya creadas.

3. Tras pinchar en nueva oferta se abrirá la siguiente ventana donde se tendrá que especificar la delegación de la oferta, su descripción, seleccionar el tipo de oferta y por último indicar la fecha de inicio y fin de la oferta.

Una vez insertados estos datos se podrá pinchar en «Guardar y cerrar» para volver al menú de las ofertas creadas o seleccionar sobre «Guardar y editar» para continuar con la oferta añadiendo los artículos que la componen.

4. Por último quedará añadir los artículos que componen esta oferta. Se tendrá que pinchar sobre el botón de «Añadir artículo a la oferta». En función del tipo de oferta seleccionada en la creación se mostrarán pantallas distintas para la creación de la oferta en un artículo determinado.

4.1 Si el tipo de oferta seleccionado es Normal se mostrará la siguiente pantalla, donde se tendrá que seleccionar el artículo, se te mostrará información del costo y PVP anterior. Por último se podrá insertar el nuevo margen del artículo para la oferta y se calculará automáticamente el PVP oferta, o bien se podrá poner el PVP oferta directamente.

4.2 Si el tipo de oferta seleccionada es X*Y se mostrará la siguiente pantalla, donde se tendrá que seleccionar el artículo, se mostrará el PVP de venta del artículo y se tendrá que insertar la cantidad de venta para aplicar la oferta y la cantidad de unidades que se cobraran si se llega a la cantidad vendida. Por ejemplo una oferta de 2 x 1, donde se venden dos unidades pero se cobra el precio de una.

4.3 Si el tipo de oferta seleccionada es descuento X unidad se mostrará la siguiente pantalla, donde se tendrá que seleccionar el artículo, se mostrará el artículo de PVP del artículo y se tendrá que insertar la Unidad con descuento y el descuento que se aplicará en esta unidad. Por último se mostrará información del PVP tras aplicar el descuento. Por ejemplo un descuento de un 5% en la quinta unidad de un artículo.

REFERENCIA DE PAGO EN PREVISIONES

Al seleccionar como medio de pago en una previsión el medio pagaré a la orden, pagaré no a la orden , cheque o cheque conformado se habilitará un campo en el que insertar la referencia de pago.

Está referencia de pago se compone de 12 dígitos y su formato es el siguiente:

  • Código de documento: Corresponde a los 4 primeros dígitos de la referencia de pago. Para cheques serán los códigos 42XX – 43XX. Para los pagares el código será 82XX – 83XX
  • Número de documento: Corresponde a los restantes 8 dígitos de la referencia de pago. El último de estos números es el dígito de control del número de pagare.

Al insertar la referencia de pago se comprobará automáticamente que el número de documento insertado es correcto.

CÓMO CREAR UN PEDIDO DE COMPRA

El pedido de compra es una de las acciones más cotidianas para cualquier empresa que se dedique a la compraventa de artículos. Consiste, básicamente, en realizar una solicitud de aquellos artículos que deseamos comprar a un proveedor. Con nuestro software TPV gestionar un pedido de compra es muy sencillo e intuitivo, te explicamos cómo hacerlo en 4 sencillos pasos:

  1. Lo primero que debemos hacer es acceder al panel de administración con nuestro usuario y contraseña, una vez dentro pincharemos en la parte superior del menú sobre el icono de «Compras», y dentro del submenú haremos click en «Pedidos».

2. Una vez dentro del apartado de «Pedidos de compra» nos aparecerá la siguiente pantalla. Para crear un nuevo pedido de compra debemos pinchar sobre el botón verde «Nuevo pedido».

3. Una vez pinchamos en el botón de «Nuevo pedido» nos aparecerá el siguiente cuadro, en el que deberemos buscar por CIF/NIF o nombre a nuestro proveedor. La clave fiscal se rellenará automáticamente con la que tenga el proveedor en su ficha. Por último se seleccionará la delegación (si existiese). Debemos recordar que el proveedor debe haber sido previamente creado para poder solicitar dicho pedido.

4. Por último, para crear nuestro pedido de compra debemos rellenar los datos que nos aparecen en la siguiente pantalla y que son necesarios para poder confeccionar el documento.

En el apartado de líneas es donde se insertarán los artículos del pedido y sus correspondientes cantidades. Estos artículos podrán ser buscados por código, referencia o nombre.

CÓMO HACER UNA DEVOLUCIÓN CON OVAL SOFTWARE TPV

Para realizar una devolución de un ticket en el tpv existen dos formas de realizarse. Con el uso del ticket que quiere ser devuelto (devolución normal) o sin el uso del ticket de compra (venta negativa).

Cómo hacer una devolución sin ticket (venta negativa)

  1. Esta es la pantalla principal, deberemos ir al menú de «operaciones disponibles» señalado en color rojo.
  2. Una vez dentro del menú «operaciones disponibles» pulsamos sobre el botón «devolución», que está en color amarillo.
  3. Esta es la pantalla de devolución del ticket, que nos plantea las dos opciones mencionadas anteriormente, nosotros tenemos que hacer click en la número 2, «crear una venta negativa».
  4. Volveremos a la página principal pero veremos el «Modo <venta negativa> activo», lo cual nos indica que ya está todo listo para hacer la devolución.
  5. Ahora tan sólo tenemos que pasar por el lector de código de barras aquellos artículos que el cliente quiera devolver.
  6.  Una vez seleccionados todos los artículos pulsaremos sobre el botón amarillo «Subtotal» para cobrar el ticket, en este caso saldrá en negativo ya que se trata de una devolución. Sólo nos queda elegir la manera de hacer la devolución, en efectivo o con tarjeta.

Cómo hacer una devolución con ticket

  1. Esta es la pantalla principal, deberemos ir al menú de «operaciones disponibles.
  2. Una vez dentro del menú «operaciones disponibles» pulsamos sobre el botón «devolución», que está en color amarillo.
  3. Esta es la pantalla de devolución del ticket. A continuación con el lector se deberá de leer el código de barras del ticket que se quiere devolver
  4. En ésta pantalla puede pulsar sobre «->|» para devolver todo el contenido del ticket o seleccionar la línea que desea devolver pulsando sobre el botón «->». Con el botón «<-« puede cancelar la selección de una línea mientras que pulsando el botón «|<-« se cancelaría la selección de todo el ticket.
  5. Una vez terminada la selección hacemos click sobre el botón «Confirmar abono» para finalizar el ticket de devolución.
  6.  Al confirmar el abono nos aparece la pantalla de pago que nos da a elegir entre efectivo o tarjeta.

Y con esto ya habremos acabado de hacer correctamente la devolución con Oval TPV.